Les nouveaux utilisateurs d’Office 365 sont souvent confronté au dilemme suivant : faut-il privilégier OneDrive For Business ou Sharepoint Online pour la gestion documentaire ? Quels sont les cas d’usage de ces 2 outils centraux de l’écosystème ?
La réponse est à la simple et complexe. Il faut utiliser les 2 outils mais pas pour les mêmes usages. Et comme la bascule d’usage d’un outil vers l’autre est très simple et que les cas d’usage sont clairement définis alors les utilisateurs ne peuvent se perdre.
Qu’est-ce que OneDrive ?
OneDrive Entreprise est le service de stockage documentaire personnel de la suite Office 365.
Qu’est-ce que Sharepoint ?
Sharepoint Online est le service de gestion documentaire et de publication de site web de la suite Office 365.
Qu’ont-ils en commun ?
Structurellement les applications OneDrive et Sharepoint sont identiques. OneDrive se présente comme une bibliothèque atomique de documents dans une collection de sites également atomique.
De ce fait, Sharepoint et OneDrive offrent les fonctionnalités communes suivantes :
- Prise en charge de fichiers jusqu’à 15Go et bientôt 100Go
- Historisation des versions de document
- Partage interne et externe à l’organisation
- Application mobile dédiée
- Prise en charge des applications Office Online (Word online, excel online, …)
- Synchronisation locale des fichiers
Quelles sont leurs différences ?
Il existe une petite différence entre les applications : la prise en charge des métadonnées. OneDrive ne les prend pas en charge car elles sont inutiles. En effet, les métadonnées permettent en autres de gérer la hiérarchie de dossiers. OneDrive étant considéré comme un disque, vous en connaissez la structure hiérarchique.
Quels sont les cas d’usage de OneDrive ?
Il faut considérer OneDrive comme un espace de stockage documentaire personnel. Chaque utilisateur de l’organisation dispose d’une licence OneDrive et de l’espace de stockage de 1To associé.
De ce fait, OneDrive est parfaitement adapté pour stocker vos documents personnels que vous ne souhaitez pas partager et vos fichiers de travail. C’est à dire ceux sur lesquels une collaboration ou un partage n’est pas encore nécessaire.
Bien sûr, il est tout à fait possible de collaborer et de partager un document de son OneDrive. Cependant, cela n’est pas conseillé. En effet, la visualisation des autorisations accordées à un document stocké dans OneDrive ne peut se faire que via la version web de OneDrive et la gestion de la sécurité peut vite devenir problématique en termes de fuite de données.
De plus, comme l’espace de stockage de OneDrive est attaché à la licence de l’utilisateur, les documents sont définitivement supprimés au bout de 15 à 30 jours.
En conclusion, OneDrive est destiné à stocker vos propres fichiers ou vos documents de travail non finalisés avant un transfert vers un espace Sharepoint en vue d’un partage, d’une collaboration ou d’une revue.
Pour des usages différents, il faut utiliser Sharepoint.
Quels sont les cas d’usage de Sharepoint ?
Sharepoint propose 2 types de sites :
- Les sites d’équipe propices à la collaboration
- Les sites de communication propices à la publication
Ces 2 types de sites offrent les mêmes fonctionnalités :
- Travailler à plusieurs sur les documents
- Publier des fichiers pour ouvrir leur audience
L’objectif des sites d’équipe est de faciliter le travail. De ce fait la gestion des droits sur les documents est assez lâche. En général, tous les membres d’un site d’équipe peuvent modifier les documents. De plus, les sites d’équipes supportent l’espace de stockages des groupes Outlook, Yammer et de Teams.
Les sites de communication sont destinés à un large public interne ou externe à l’organisation. En conséquence, peu de personne dispose de droits de modification, de téléchargement ou de publication des documents dans un site de publication.
Parmi les cas d’usage des sites de communication citons les documents de politique RH de l’entreprise ou la communication institutionnelle.
Passer de l’un à l’autre
Au sein d’Office 365, le document a un cycle de vie.
Au commencement, le document est créé et complété dans votre OneDrive Enterprise. C’est là qu’il prend sa consistance et grandi.
Une fois que votre document est prêt, c’est à dire qu’il a besoin d’éléments externes pour continuer à grandir, alors vous devez déplacer le document sur votre site d’équipe Sharepoint. Il est nécessaire de déplacer le document et pas seulement de le copier. D’une part cela évite les doublons et d’autres part cela évite de perdre des itérations de collaborations en revenant éditer un brouillon.
Une fois sur le site d’équipe, vos collègues pourront réviser votre document et collaborer avec vous sur son contenu.
Dès que le fichier est terminé et que le niveau de maturité est suffisant du point de vue de vos collaborateurs, vous pouvez le publier sur un site de communication pour une large audience ou un site d’équipe regroupant une audience plus large que votre équipe. Par exemple un site d’équipe transverse.
Pour cette phase de publication, il est nécessaire de copier le fichier pour le publier. Ainsi vous converserez l’ensemble des révisions lorsque vous ferez mûrir à nouveau le contenu avec vos proches collaborateurs.
Le site Jumpto365 a publié une remarquable infographie de ce qu’ils appellent « le cercle de vie du document ». Suivez le processus décrit et vous saurez toujours quoi faire de votre document et comment traiter vos spécificités de processus documentaires.
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